প্রিয় পাঠক, আপনারা সবাই কেমন আছেন, আশা করি নিশ্চয়ই ভালো আছেন, ভালো থাকুন এটাই আমাদের চাওয়া, আপনি হয়তো উপরের টাইটেল দেখেই বুঝতে পেরেছেন আজকের আলোচনার মূল বিষয় কি?
বর্তমান সময়ে অনেকেই স্মার্টফোন আবার অনেকেই কম্পিউটার ব্যবহার করে থাকেন, এখন সেই আগের মতন মোবাইলে এসএমএস এগুলা এখন আর ব্যবহার হয় না, এখন সবাই ইমেইলর মাধ্যমে তথ্য আদান-প্রদান করে থাকে।
অনেকেই আছেন ইমেইল করতে জানেন, আবার কিছু সংখ্যক লোক আছেন ইমেইল করতে জানেন না, যারা ইমেইল কিভাবে ব্যবহার করতে হয় অর্থাৎ ইমেইল কিভাবে পাঠাতে হয় এ বিষয়ে ঠিকভাবে জানেন না তাদের জন্য আজকের এই আর্টিকেল।
ইমেইল পাঠানোর নিয়ম আপনি যদি এ বিষয়ে জানতে আগ্রহী হয়ে থাকেন, তাহলে আজকের এই আর্টিকেল আপনাকে মনোযোগ সহকারে ভালোভাবে পড়তে হবে।
আপনি যদি আজকের এই আর্টিকেল মনোযোগ সহকারে পড়েন তাহলে আপনি জানতে পারবেন ইমেইল পাঠানোর নিয়ম।
তো বন্ধুরা চলুন আর কথা না বলে শুরু করা যাক আজকের আলোচনার মূল বিষয়:
এখন বর্তমান সময়ে অর্থাৎ সকল বিশ্বে সব থেকে যোগাযোগের জন্য নির্ভরযোগ্য একটি যোগাযোগ এর সহজ মাধ্যম হল ইমেইল (email)।
নিজের ব্যাক্তিগত থেকে শুরু করে আরো অন্যান্য যোগাযোগ থেকে আরম্ভ করে যেমন, ব্যবসা ক্ষেত্রে, অফিসিয়াল সব কাজের ক্ষেত্রেই ইমেইল ব্যবহার করা হচ্ছে।
ইমেইল পাঠানোর নিয়ম (how to send an email) এখন বর্তমান সময়ে অনেকেই আছেন অনেকেই এই নিয়মটি সঠিকভাবে জানেন না?
তাদের জন্য আমরা আজকের এই আর্টিকেলের মাধ্যমে দেখিয়ে দেবো কিভাবে ইমেইল পাঠাতে হয়। আপনার যেকোন পার্সোনাল কাছ থেকে শুরু করে, আপনার আত্মীয়-স্বজন দের ক্ষেত্রে আপনি যদি যে কাউকে ইমেইল পাঠাতে চান, তাহালে দরকার হবে একটি ইমেইল এড্রেস (email address).
তাছাড়া, যেমন আপনার ইমেইল এড্রেস থেকে আপনি যাকে ইমেইল পাঠাবেন অবশ্যই তার ইমেইল এড্রেস আপনার কাছে থাকতে হবে এবং তার ইমেইল এড্রেস আপনার দরকার হবে।
বন্ধুরা, যে কাউকে ইমেইল করার জন্য সব থেকে জনপ্রিয় মাধ্যম হল জিমেইল (gmail).
জিমেইল একাউন্ট বা জিমেইল হচ্ছে গুগলের একটি পরিসেবা যা আপনারা অনেকেই সস্পর্ন একদম ফ্রি বিনামূল্যে ব্যবহার করতে পারবেন।
বন্ধুরা এর আগে আমি আপনাদের জিমেইল আইডি খোলার নিয়ম বলেছি। আপনি যদি জিমেইল একাউন্ট খোলার নিয়ম না জেনে থাকেন তাহলে এই লিংকের মাধ্যমে দেখতে পারেন।
- নতুন গুগল একাউন্ট খোলার নিয়ম
- ইমেইল আইডি খোলার নিয়ম | নতুন Email Account খোলার নিয়ম
- জিমেইল একাউন্টের নাম পরিবর্তন করার নিয়ম
উপরে যে লিংক শেয়ার করেছি আপনি চাইলে মাত্র কয়েক মিনিটের মধ্যে জিমেইল একাউন্ট খুলতে পারবেন। প্রিয় বন্ধুরা, জিমেইল আইডি থেকে ইমেইল পাঠানো কিন্তু অনেক সহজ একটি কাজ যা আপনি অতি সহজেই ভালোভাবে করতে পারবেন।
How send a mail
আজকের এই আর্টিকেলে থেকে আপনি মোবাইল কিংবা ল্যাপটপ অর্থাৎ কম্পিউটারে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম সম্পর্কে ভালোভাবে তথ্য জানতে পারবেন। তাহালে আর দেরি না করে চলুন নিচে থেকে জেনে আসি কিভাবে মোবাইল এবং ল্যাপটপ অর্থাৎ কম্পিউটার থেকে ইমেইল পাঠাতে হয়।
কম্পিউটারে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম
আপনার কম্পিউটার থেকে যদি জিমেইল ব্যবহার করে আপনি আপনার পরিচিত কাউকে ইমেইল পাঠাতে আপনাকে যেকোন একটি ব্রাউজার (browser) ওপেন করতে হবে এবং আপনাকে gmail.com এই ওয়েবসাইটে প্রবেশ করতে হবে।
আপনার কম্পিউটার বা মোবাইলে অর্থাৎ ল্যাপটপে যদি জিমেইল একাউন্ট লগইন করা না থাকে তাহালে আপনার ইমেইল এড্রেস এবং পাসওয়ার্ড দিয়ে লগইন এখনই লগইন করুন।
আর যদি আপনার সেই জিমেইল অ্যাকাউন্ট লগইন করা থাকে, তাহালে জিমেইল ইনবক্স দেখতে পাবেন।
বন্ধুরা, এবার ইমেইল পাঠানোর জন্য আপনাকে জিমেইল এর ইনবক্সের উপরে বাম দিকে (+) Compose একটা আইকন দেখতে পাবেন এবং আপনি সেখানে ক্লিক করুন।
আপনার সেই Compose অপশনে ক্লিক করার পর New Message বলে একটি উইন্ডো স্ক্রিনের আপনি ডান দেখতে পাবেন।
এবার আপনি আপনার যে কোন ব্যক্তিগত কাজ থেকে শুরু করে যে কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানের কাছে ইমেইল পাঠাতে চান, তার ইমেইল এড্রেস new message এর নিচে To বক্সে লিখুন।
আপনি যদি এক সাথে একাধিক কোন ব্যাক্তি বা প্রতিষ্ঠানের নিকট ইমেইল পাঠাতে চান, তাহালে আপনি আপনার পছন্দমত বা যেকোনো লেখালেখি কাজ শেষে অর্থাৎ একটি ইমেইল এড্রেস লিখে Tab চেপে পরবর্তী ইমেইল এড্রেস লিখুুন।
Cc বা Bcc তাহালে To এর ডানদিকে থাকা Cc এবং Bcc অপশনে ক্লিক করে আপনার সেই কাঙ্খিত ইমেইল এড্রেস লিখুন। cc এর মাধ্যমে আপনি যদি একই ইমেইল এড্রেস কপি করে আপনি কিন্তু তা অন্যদের কাছে পাঠাতে পারবেন।
To ও Cc থেকে ইমেইল পাঠালে আপনার সেই ইমেইলের এড্রেস গুলো কিন্তু সবাই দেখতে পাবে। আর যদি Bcc অপশন থেকে যে কাউকে ইমেইল পাঠান, তাহালে কোন ব্যাক্তি এতে অপরের মেইল এড্রেস গুলো দেখতে পাবেন না।
তারপরে Subject অপশনে ইমেইলের সাবজেক্ট কি তা আপনাকে ভালোভাবে সেটা লিখতে হবে। আপনি যদি এই সাবজেক্ট অপশনে অর্থাৎ আপনি যে বিষয় সস্পর্কে ইমেইল লিখে পাঠাবেন সেই বিষয়ে আপনি সংক্ষিপ্ত আকারে কিছু ছোট্ট একটা লাইন লিখবেন।
আপনি আপনার আত্মীয়স্বজন অর্থাৎ যে কোন প্রতিষ্ঠানের কাজের জন্য যার কাছে ইমেইল পাঠাচ্ছেন তিনি যেন আপনার সেই subject দেখে সহজে বুঝতে পারে যে কোন বিষয়ে আপনি ইমেইল লিখেছেন বা পাঠাচ্ছেন। এজন্য যেকোনো ইমেইল এর সাবজেক্ট অন্তত্য খুব গুরুত্বপূর্ণ।
প্রিয় বন্ধুরা, এবার Subject এর নিচে যে ফাকা জায়গা আছে সেটাকে কিন্তু Body বলে। এখানে আপনার সেই ইমেইল এর মূল বিষয়বস্তু ভালোভাবে লিখতে হবে। সাধারণ আমরা যেভাবে লেখালেখি অর্থাৎ টেক্সট লিখি ঠিক একই ভাবে আপনি এখানে লিখতে পারবেন।
পড়ে আপনি Send অপশনের পাশে আন্ডার লাইন করা “A” অপশনে ক্লিক করলে দেখা যাবে আপনি আরো অনেক গুলো অপশন পেয়ে যাবেন।
সেখানে আপনি দেখতে পাবেন যেমন, বোল্ড, ইতালি, আন্ডারলাইন, কালার সহ আরো বিভিন্ন ধরনের অপশন গুলো ঠিকঠাক ভাবে দেখতে পাবেন।
বন্ধুরা, এছাড়াও আপনি যদি আপনার প্রিয়জনের কাছে ইমেইলের সাথে কোন ধরনের ছবি বা ফাইল পাঠাতে চান, তাহালে অবশ্যই নিচে থেকে “Attach files” অপশনে ক্লিক করে আপলোড করে ইমেইলের সাথে ঠিকঠাক ভাবে পাঠাতে পারবেন।
তাছাড়া আপনি ড্রইভ (drive) আপশনে ক্লিক করে আপনার গুগল ড্রাইভের ছবি বা আরো অন্যান্য ফাইল গুলো ইমেইলের সাথে ঠিকঠাক ভাবে পাঠাতে পারবেন।
তারপর আপনি Send অপশনের পাশে থাকা লিংক (link) অপশনে ক্লিক করে তা একে একে সব এড করা যাবে। ইমেজ (image) অপশনে ক্লিক করে ছবি যুক্ত করা যাবে ঠিকঠাক ভাবে।
এছাড়া সময় ও তালা অপশনে কিন্তু ক্লিক করে কনফিডেনশিয়াল মোড অন বা অফ করা যাবে ঠিকঠাক ভাবে। এর পরে সেখানে আরো যে ফীচারটা রয়েছে, তার মাধ্যমে উক্ত ইমেইলটি কত দিন পরে এক্সপায়ার বা নষ্ট হয়ে যাবে সেটা কিন্তু করা যাবে।
আপনার যদি এখন সম্পর্ন ইমেইল ঠিকঠাক ভাবে লেখা শেষ হয়ে গেলে ইমেইল পাঠানোর জন্য আপনাকে অবশ্যই নিচে থাকা Send অপশনে ক্লিক করলে উল্লেখ করা ঠিকানায় কিন্তু পৌঁছে যাবে।
প্রিয় বন্ধুরা, আশাকরি আপনি সহজে বুঝতে পেরেছেন কিভাবে কম্পিউটারে ইমেইল পাঠাবেন তা জানতে পারলেন এর সম্পর্কে। তো বন্ধুরা তাহালে চলুন এবার জেনে দিন কিভাবে ইমেইল এর রিপ্লাই (reply) দিতে হয়।
কিভাবে ইমেইল রিপ্লাই দিতে হয় (how to reply to an email professionally)
প্রিয় বন্ধুরা, উপরে আমি আপনাদের ইমেইল পাঠানোর নিয়ম সম্পর্কে দেখিয়ে দিয়েছি। এবার আপনাদের বলব কিভাবে ইমেইলের রিপ্লাই দিবেন সেই সম্পর্কে। চলুন তাহলে দেখে নেওয়া যাক:
আসলে যে কোন ইমেইল এর রিপ্লাই দেওয়াটা কিন্তু অনেকটা ইমেইল পাঠানোর মতোই সেম। যে কোন ইমেইল এর রিপ্লাই দেওয়া জন্য আপনাকে সেই উক্ত ইমেইলে প্রবেশ করে নিচের দিকে দেখবেন সেই Reply লেখা আপনি সেই অপশনে ক্লিক করবেন।
আবার আপনি সেই Forward অপশনে ক্লিক করে ও ইমেইলের রিপ্লাই উক্ত ব্যাক্তির কাছে ঠিকঠাক ভাবে পাঠাতে পারবেন। আপনি Send অপশনের সাথে লাগানো যেমন এই (^) চিহ্ন দেখতে পাবেন, সেখানে ক্লিক করে ইমেইল পাঠানোর জন্য তা কিন্তু আপনি শিডিউল করতে পারবেন।
এই অপশনে ক্লিক করে উক্ত মেইলটি কোন সময় ও কত তারিখে উল্লেখিত ঠিকানায় পৌঁছাতে চান, আপনি সেটা ঠিকঠাকভাবে করতে পারবেন।
আপনি এই সকল ফীচারটা ব্যবহার করে, সময়ের আগে ইমেইল শিডিউল করে ঠিকঠাকভাবে রখতে পারবেন।
মোবাইল থেকে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম
বন্ধুরা, আপনি কিন্তু মোবাইল থেকেও কম্পিউটারের মতো ঠিক একই নিয়মে ইমেইল পাঠাতে পারবেন। মোবাইল থেকে আপনার যে কোন পরিচিত কাউকে ইমেইল পাঠাতে সর্বপ্রথম মোবাইলে থাকা জিমেইল অ্যাপটি আগে ওপেন করুন।
তারপর আপনার জিমেইল আইডির ইমেইল এড্রেস ও পাসওয়ার্ড দিয়ে ঠিকঠাক ভাবে লগইন করুন।
আর যদি আপনার সেই জিমেইল একাউন্ট লগইন করা থাকে, তাহালে জিমেইল ইনবক্স দেখতে পাবেন।
এবার আপনার পরিচিত যে কাউকে ইমেইল পাঠানোর জন্য জিমেইল অ্যাপের নিচে ডান পাশে কর্নারে পেন্সিল মত একটা আইকনের সাথে Compose নামে একটি অপশন আপনি দেখতে পাবেন সেখানে ক্লিক তা করুন।
বন্ধুরা, এবার আপনি আপনার পরিচিত যার কাছে ইমেইল পাঠাতে চান To অপশনে তার ইমেইল এড্রেস টি ভালোভাবে লিখুন। তাছাড়া, To এর ডান পাশে থাকা ড্রপ অপশনে ক্লিক করে Cc ও Bcc অপশন এড করতে পারেন।
এরপর Subject অপশনে ইমেইলের সংক্ষিপ্ত বিষয়ে কোন কিছু লিখুন, যাতে আপনি যাকে ইমেইল করতে চাচ্ছেন সে যেন ইমেইল দেখে বুঝতে পারেন কি বিষয়ে ইমেইল পাঠিয়েছেন।
এবার আপনি “Compose email” অপশনে ক্লিক করে, সম্পর্ন ভাবে ইমেইল লিখুন। মোবাইলের মাধ্যমে ইমেইল ফরম্যাটিং করার সুযোগ থাকছে না।
এছাড়া টপ বারে থাকা ক্লিপ আইকনে ক্লিক করে ইমেইলের এটাচমেন্ট হিসাবে কিন্তু ফাইল এড করার সেই অপশন রয়েছে। এখান থেকে আপনি যে কোন ধরনের ছবি বা ফাইল যুক্ত করতে পারবেন।
কম্পিউটারের মতো কিন্তু আপনি মোবাইলে জিমেইল অ্যাপে ইমেইল শিডিউল ও কনফিডেনসিয়াল মোড করার ফিচার পাবেন।
মোবাইলে জিমেইল অ্যাপে এসব ফিচার গুলো অ্যাকসেস করতে থ্রি-ডট মেন্যুতে অবশ্যই আপনাকে ক্লিক করতে হবে এবং কাঙ্খিত ফিচারে ক্লিক করে তা আপনি ব্যবহার করতে পারবেন।
বন্ধুরা, যাকে আপনি ইমেইল করবেন আপনার যদি সেই ইমেইল সম্পূর্ণ লেখা হয়ে গেলে, পেপার প্লেনের মতো দেখতে একটা Send অপশনে ক্লিক করুন। এই অপশনে ক্লিক করার পরে ইমেইলটি আপনার যথাযথ ঠিকানায় ভালোভাবে পৌঁছে যাবে।
আপনারা কিন্তু কম্পিউটারের মতো যেকোনো মোবাইলে জিমেইল অ্যাপ ব্যবহার করে ঠিক একই পদ্ধতিতে রিপ্লাই দিতে পারবেন। আবার Forward অপশনে ক্লিক করলেও কিন্তু তা ঠিকঠাক ভাবে হবে।
বন্ধুরা, আপনি আপনার প্রিয়জনদের কাছে যে ইমেইলের রিপ্লাই দিতে চান, সেই ইমেইলের মধ্যে তা ভালোভাবে প্রবেশ করুন এবং নিচের দিকে স্ক্রল করে Reply অপশনে ক্লিক করুন।
আবার, Forward অপশনে ক্লিক করেও সেই উক্ত ইমেইল অন্যকে আপনি তা ফরম্যাট করতে পারবেন।
শেষ কথা,
আজকের এই আর্টিকল থেকে আপনি জানতে পারলেন মোবাইল এবং কম্পিউটার থেকে ইমেইল পাঠানোর নিয়ম (how to send an email) সম্পর্কে। ইমেইল পাঠানোর নিয়ম বিষয়ে আপনার যদি কোন প্রশ্ন বা পরামর্শ থাকে, তাহলে অবশ্যই কমেন্ট বক্সে কমেন্ট করে জানাতে পারেন, ধন্যবাদ?